Consejos de productividad de nueve personas muy ocupadas

Salesforce presenta consejos de productividad de nueve personas muy ocupadas. Todos desean hacer las cosas de forma eficiente, pero no todos cuentan con la virtud de organizar su tiempo, trabajo y vida en una manera satisfactoria. 

Los expertos provienen de una amplia variedad de ámbitos, pero que al mismo tiempo son expertos en productividad. Algunos son escritores, empresarios y oradores profesionales que aportan su experiencia en sus respectivos cargos y perspectivas sobre cómo manejar horarios complicados.

1. Trabaje sólo cuando se sienta con la máxima energía.

Como emprendedor independiente, orador público y autor del libro The 4-Hour Workweek, Tim Ferriss sabe mucho acerca de cómo hacer las cosas con eficacia. 

“Si trabajas sólo cuando te sientes con la máxima energía, tu vida se vuelve más productiva y placentera. Es el ejemplo perfecto de poder hacerlo todo de manera eficaz”, explica Ferris.

2. Planee su tiempo inactivo.

La profesional en productividad, Laura Stack, ofrece buenos consejos para quienes viajan constantemente por cuestiones de trabajo: planee su tiempo inactivo. Stack recomienda observar su calendario y planear con tiempo el tipo de trabajo más razonable para cada horario, ya sea que se encuentre en una terminal del aeropuerto, en el avión o en la habitación del hotel. 

“Puede ser más fácil escribir un reporte en tu habitación, con Wi-Fi y un escritorio estable, mientras que la terminal puede funcionar mejor para responder correos en tu iPhone”, añade Stack.

3. Agrega un nuevo compromiso, y deshazte de uno antiguo.

Greg McKeown, asesor de negocios, orador y autor de Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, explica en un artículo de blog que es necesario participar sólo en las reuniones y proyectos que sean de interés y que considere importantes. 

El objetivo es simplificar su vida y descubrir cuáles son sus prioridades. “Esta sencilla regla asegurará que no agregues una actividad menos importante que aquella en la que te encuentras trabajando. Apégate a esta idea si estás considerando asumir un compromiso a largo plazo y piensas en todas las cosas que tendrás que sacrificar para poder cumplirlo”, explica McKeown.

4. Mida la productividad

Shelley Cernel, de Knowledge Tree, afirma que muchas empresas no están logrando mejorar su productividad debido a que no registran las ganancias y resultados de productividad. 

En su artículo sobre productividad en ventas, Cernel recomienda definir las métricas más importantes, tales como frecuencia de llamadas, duración del ciclo de venta, tasas de conversión de ventas, y utilizar tableros de control y análisis para obtener perspectivas sobre la actividad de los representantes de ventas. 

“Luego, haz una pausa y utiliza esos datos para identificar los factores que hacen que los mejores representantes sean tan exitosos, así como los que inhiben a los representantes de menor desempeño”, aconseja Cernel. 

Aunque su ejemplo aplica sólo en el área de ventas, es posible aplicar este consejo en prácticamente cualquier puesto para crear métricas relevantes que mejoren el rendimiento.

5. Deje de hacer las tareas menos importantes primero

La oradora y asesora en liderazgo, Neen James, sabe que a menudo elegimos hacer las cosas menos importantes primero simplemente porque parecen más sencillas o menos desagradables. Sin embargo, la experta invita a realizar la tarea que más desagrada primero (por lo general es la tarea más importante en la lista de pendientes). 

“Al principio parecerá difícil y desagradable, pero en realidad te estás haciendo un favor. Si te quitas de encima la tarea más importante primero, te sentirás mucho menos presionado y estresado para continuar y concluir tus demás tareas”, comenta.

6. Trabaje con su fisiología – no en contra de ella

La autora y experta en productividad en la oficina, Carson Tate, invita a la gente a prestar atención a las necesidades del cuerpo. 

“Si te sientes cansado e intentas hacer algo agotador, se te hará cuesta arriba. Lo más seguro es que te tomará el doble de tiempo y cometerás errores”, explica Tate. 

En lugar de eso, sugiere crear un ambiente de acuerdo a las necesidades de energía. Puede ser tener a la mano alimentos saludables que aumenten su energía, escuchar música suave o energizante para relajarse o vigorizarse, o dar un paseo para aliviar el estrés o espabilarse.

7. Cree sus propias técnicas de productividad

Mia Dand, CEO de Lighthouse3, encuentra que las personas inteligentes crean sus propias técnicas que les funcionan bien. 

“Una de mis favoritas es caminar o andar en bicicleta con los integrantes de mi equipo. Las conversaciones son mucho más productivas al aire libre y todos hacemos el ejercicio que tanto necesitamos”, indica Dand.

8. Aprenda a delegar tareas

La experta en productividad, Cathy Sexton, ha trabajado con muchos ejecutivos, empresarios y gerentes para mejorar su enfoque, habilidades organizativas y productividad. 

“Si quieres que algo se haga bien, hazlo tú mismo. Si delegas una tarea a otra persona, la ayudas a desarrollar sus habilidades y le brindas la oportunidad de contribuir y destacar. Incluso puedes encontrar que el proyecto se beneficia de una perspectiva fresca que puede quizá mejorarlo. En realidad se reduce a utilizar bien tu tiempo y tus habilidades conforme ayudas a otros a crecer. Es una situación en la que todos ganamos”, enfatiza Sexton.

9. Planee sus fines de semana los viernes

Si trabaja de lunes a viernes, lo más seguro es que no empiece una tarea nueva ni hagas algo muy importante el viernes por la tarde. La autora y experta en manejo de tiempo, Laura Vanderkam, afirma que los viernes por la tarde es un buen momento para aprovechar el tiempo menos productivo y elaborar una lista de prioridades para la siguiente semana. 

“Si planeas tu semana los viernes, eso significa que no tienes que planearla los lunes. Puedes empezar el lunes trabajando en tu tarea más importante de la semana en lugar de dedicarlo a descifrar cuál es esa tarea”, señala Vanderkam.